Zwischen Gründungsveranstaltung und Vereinsgründung: Hinweise und Stolpersteine beim Aufbau eines dezentralen Vereins

Mit der Gründungsveranstaltung vom 28.05.2019 haben Vertreter sieben studentischer Vereine den Grundstein gelegt und die gemeinsame Plattform Junge Energie ins Leben gerufen (Artikel zu unserer Gründung hier).

Die drei gewählten Vorstände, Nico, Jonas und Thomas, haben in den folgenden Monaten die Grundstrukturen des Dachverbandes aufgebaut und sind dabei auf so einige Stolpersteine gestoßen. Diese wollen wir in diesem Artikel für euch kurz aufarbeiten.

 

Eintragung in das Vereinsregister

Der Bundesverband Junge Energie e.V. ist seit dem 19.02.2019 in das Vereinsregister eingetragen. Es lagen also ziemlich genau neun Monate zwischen der eigentlichen Gründung und der rechtlichen Gründung. Ein wesentlicher Grund für die lange Verzögerung war, dass wir unsere Gründungssatzung nicht vorab mit dem Registergericht abgesprochen haben. Wenn vor eurer Vereinsgründung ausreichend Zeit ist, können wir diesen Schritt vorab sehr empfehlen.

Hinderlich sind darüber hinaus die langen bürokratischen Wege. Unsere Strukturen sind weitgehend dezentral, um ein orts-unabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Das ist im deutschen Vereinsrecht schlicht nicht vorgesehen ist. Beispielsweise mussten wir einen zusätzlichen Paragraphen einfügen, um den genauen Ablauf von Versammlungen und Abstimmungen, die per Web-Konferenz stattfinden, zu beschreiben.

Was den Weg zum Notar angeht, dann könnt ihr viel Zeit und Geld sparen, wenn ihr euch bereits vorab einen Termin kurz nach der Gründungs-/Mitgliederversammlung sichert und die benötigten Unterlagen selbst ausfüllt. Dann braucht man von dem Notar lediglich die Unterschriftenbeglaubigung (ca. 23 €) und schickt den Rest selbst an das Amtsgericht. Übernimmt der Notar das selbst, werden eher 70 bis 80 € fällig, bspw. wenn es um eine Eintragung beim Registergericht oder die Anmeldung einer Satzungsänderung geht. Als einzelvertretungsberechtigter Vorstand ist es auch ausreichend, wenn nur einer von euch beim Notar erscheint.

 

Status der Gemeinnützigkeit

Der Zweck der Jungen Energie ist in erster Linie die Förderung von Wissenschaft und Forschung und die unabhängige und unpolitische Förderung von Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe im Bereich der Energiewirtschaft. Damit wurden wir als gemeinnützig anerkannt. Auch hier gab es seitens des Finanzamts jedoch einige Rückfragen, die wir geduldig beantwortet haben. Ähnlich wie beim Registergericht gilt auch hier – wenn vor eurer Gründungsveranstaltung Zeit ist, schickt die geplante Satzung vorab an das zuständige Finanzamt.

Wir können euch empfehlen, den direkten Kontakt zum Finanzamt, z.B. per Telefon, zu suchen. Die Mitarbeiterin des Finanzamts in Karlsruhe war sehr hilfsbereit und unterstützend. Da es auch im weiteren Vereinsleben viel zu beachten gilt und ihr die Gemeinnützigkeit regelmäßig anhand eurer tatsächlichen Tätigkeit nachweisen müsst, empfiehlt sich ein guter Draht zum Finanzamt auf alle Fälle.

 

Vereinskonto

Was die Eröffnung eines Vereinskontos angeht, ist eine dezentrale Vereinsstruktur für die Eröffnung als auch bei Änderungen des vertretungsberechtigten Vorstands mit erhöhtem Aufwand verbunden. In der Regel müssen bei dem Vereinskonto alle Vorstände ihre Daten angeben und unterschreiben.

Um unnötigen Briefverkehr durch ganz Deutschland bei mehreren Vorständen zu vermeiden, versucht die benötigten Eröffnungs- oder Änderungsunterlagen für das Konto bereits zur Gründungsveranstaltung bzw. Mitgliederversammlung dabei zu haben. Den (i.d.R. benötigten) Auszug des Registergerichts könnt ihr später nachreichen.

 

Arbeitsmittel

Die Vereinsstrukturen, die wir eigentlich zum Arbeiten brauchen, lassen sich hingegen sehr gut einrichten. Für die Dateienablage nutzen wir die Google Drive, als Projektmanagement-Tool Trello und für die überregionale Kommunikation das Web-Konferenz-Tool join.me. Umfragen oder Abstimmungen können komfortabel bspw. über SurveyMonkey durchgeführt werden.

Eine Herausforderung, die es auch langfristig zu meistern gilt, ist die des Vereinssitzes. Auch mit einer dezentralen Struktur ohne fixen, physischen Ort muss der Verein an einem solchen angemeldet werden. Wir haben hier zunächst die Adresse eines Vorstands genommen. Jedoch muss man beachten, dass bspw. Briefverkehr den Verein auch dann noch erreicht, wenn sich der Vorstand oder dessen private Adresse ändert. Womöglich kann man dieses Thema mit einem Anbieter für einen digitalen Briefkasten umgehen, damit haben wir selbst aber noch keine Erfahrung gesammelt.

Zuletzt ist ein fehlender, physischer Sitz auch eine Herausforderung für Versammlungen, die in der echten Welt und nicht online abgehalten werden. Wir haben das Glück, dass unsere Mitgliedsvereine lokal gut aufgestellt sind und uns für die Gründungsveranstaltung und auch bei der ersten ordentlichen Mitgliederversammlung mit Räumlichkeiten an der Uni unter die Arme greifen können. Mit guter Kommunikation und Vorbereitung kann man hier also gut vorsorgen. 😊

Habt ihr Fragen oder Anregungen, wie man den Prozess weiter beschleunigen oder vielleicht sogar digitalisieren kann? Dann schreibt uns gerne und tauschen uns mit euch aus!